Среди интернет-площадок для электронного документооборота сегодня одно из лидирующих мест занимает СБИС. Широкий выбор операций, доступных пользователям, как в плане управленческого учета, так и в организации взаимодействия с партнерами, обеспечили данному модулю репутацию надежного и удобного сервиса. Одна из самых распространенных услуг – документооборот, позволяющий обмениваться любыми видами файлов. Как в СБИС отправить контрагенту договор для заключения сделки, какой предусмотрен порядок совершения данной операции – об этом данная статья.
Как в СБИС подготовить договор к отправке
Текстовая часть договора готовится отправителем отдельно, она прикладывается к электронному договору и служит для фиксации подробных условий сделки. Чтобы правильно составить текст договора, рекомендуется воспользоваться юридической помощью.
Для придания договору юридической силы необходимо, чтобы он был подписан электронно-цифровой подписью. Получить такую подпись может должностное лицо, которое имеет на это право, то есть право должно быть закреплено в учредительных документах.
Для подготовки процесса отправки выполните следующую инструкцию:
- Проверьте, произведена ли установка СБИС плагина и включен ли он;
- Убедитесь, что правильно выбран отправитель (если документооборот ведется для нескольких организаций).
Отправить договор с электронно-цифровой подписью можно только с использованием аккаунта юридического лица.
Как отправить контрагенту договор в СБИС: особенности электронного документооборота
Для корректного осуществления действий по отправке договора другой стороне сделки выполните следующую последовательность:
- На боковой панели меню справа выберите раздел «Документы»;
- В раскрывающемся списке нажмите строку «Договоры»;
- В верхней командной строке выберите кнопку «+ Документ»;
- В выпавшем перечне укажите тип договора – «Договор», «Входящий договор», «Периодический договор»;
- Внимательно заполните все реквизиты, которые требуются: дата, номер, наименование получателя, сумма, срок действия, возможность отсрочки оплаты;
- В программе по умолчанию в поле «Ответственное лицо» указывается сотрудник, который прописан в настройках при регистрации в СБИС. Если необходимо, нажмите на данные сотрудника и измените их;
- Нажмите кнопку «Добавить» (со скрепкой);
- В раскрывающемся списке выберите местонахождение текстового файла заранее подготовленного договора;
- В верхней командной строке нажмите «Отправить».
Файл с текстовой частью договора может быть как в формате документа, так и в сканированном виде.
Когда в СБИС договор считается заключенным
В случае согласия с условиями договора контрагент подпишет его, и отправитель увидит изменение статуса:
- Зеленая «галочка» — договор подписан и сделка состоялась;
- Красный «минус» — предложение отклонено, в окне документа будет указана причина.
Подписанный в СБИС обеими сторонами договор становится документом, имеющим юридическую значимость.
Через СБИС можно отправлять не все договоры, даже если они будут подписаны электронной подписью. Многие гражданские договоры (дарения, купли-продажи) в соответствии с законодательством должны быть заверены нотариально.
