На сегодняшний день среди огромного количества интернет-ресурсов по осуществлению электронного документооборота одно из ведущих мест принадлежит площадке СБИС. Пользователям доступны операции, как управленческого учета, так и связанные с полноправным взаимодействием с контрагентами. Один из наиболее востребованных видов услуг, которые предоставляет площадка СБИС, — отправка по ЭДО файлов любого вида, имеющих юридическую силу. Как в СБИС отправить договор с использованием ЭДО, в каком порядке происходит совершение данных действий — читайте в этой публикации.
Как проверить настройки электронного документооборота в своем аккаунте в СБИС
Прежде чем начать работу по обмену документами, необходимо проверить, в каком статусе находится возможность осуществления электронного документооборота. Такую проверку нужно сделать в первую очередь потому, что для полноценного обмена данными статус активности ЭДО должен быть одинаков у обоих контрагентов. Чтобы проверить данный статус, используйте следующие шаги:
- На главной странице личного кабинета нажмите кнопку «Настройки» (иконка в виде шестеренки);
- Перейдите в раздел «Наша компания» и нажмите ее наименование;
- В карточке организации проверьте внешний вид логотипа СБИС (изображение птички);
- Если статус ЭДО активный, логотип будет синего цвета;
- Неактивный статус будет иметь серый цвет, для его подключения присоедините к системному блоку носитель с электронной подписью и нажмите левой кнопкой мыши на логотип СБИС.
Чтобы электронная подпись работала в ЭДО, ее необходимо установить на компьютер с помощью программ криптографической защиты.
Как в СБИС отправить договор по системе ЭДО: последовательность операций и условия работы
Для правильного выполнения отправки договора в электронной системе документооборота используйте следующую инструкцию:
- В правом поле основного меню выберите раздел «Документы»;
- Перейдите в подраздел «Исходящие»;
- В верхней командной строке нажмите «+»;
- В раскрывающемся списке выберите наименование документа, который требуется отправить – «Договор»;
- Внимательно заполните требуемые данные — наименование отправителя и покупателя, а также введите дополнительную информацию — срок выполнения условий контракта, срок поставки товаров и другие;
- Если потребуется, добавьте наименование товаров в спецификацию;
- В правом верхнем углу перейдите на закладку «Документы», где можно прикрепить сканированный вариант текстового документа договора;
- Нажмите кнопку «Обновить» и еще раз проверьте введенные сведения, если требуется, исправьте выявленные ошибки;
- Если проверка была пройдена, нажмите кнопку «Отправить».
Если контрагент не подключен к системе ЭДО, ему можно направить сообщение с приглашением присоединиться к обмену цифровыми документами.
Как контрагенту отправить приглашение для работы в ЭДО
Прежде всего, проверьте пункт договора, в котором говорится о виде отправки через электронную систему, — предусмотрено ли в нем применение ЭДО. Уточните статус активности документооборота в карточке контрагента, для этого используйте сервис «Все о компании».
Контрагента можно пригласить к обмену документами через ЭДО следующим образом:
- Зайдите в карточку организации и нажмите иконку со стилизованным изображением самолета;
- Откроется поле приглашения, заполните необходимые строки — наименование приглашающей стороны, ее e-mail, в случае если контрагент использует СБИС — его идентификатор в данной системе;
- После нажатия кнопки «Пригласить» контрагент получит сообщение о возможности присоединения к ЭДО.
Использование электронного документооборота дает возможность значительно сократить время на создание, проверку, рассмотрение и согласование договоров. Платформа СБИС, поддерживая систему ЭДО, предоставляет контрагентам работать в едином ресурсе и совершать сделки полного цикла.
